Blijf de techniek de baas

Mijn huidige smartphone is krachtiger dan de pc van mijn ouders. Dat zou iets kunnen zeggen over de antieke staat van hun pc, maar dat valt in dit geval wel mee. Het geeft wel aan hoe snel de techniek tegenwoordig verandert. Twee jaar geleden was ik nog heel blij met mijn quadcore cpu in mijn laptop, nu is dat nog net genoeg voor een telefoon. De innovatie in de techniek zit in een stroomversnelling waarvan het einde nog niet in zicht is.

Dagelijks worden nieuwe technieken geïntroduceerd, technieken die ons het leven makkelijker kunnen maken en die we dus het liefst gelijk zouden willen gaan gebruiken. Deze nieuwe technieken zetten ons dus aan tot gebruik ervan. Dat in tegenstelling tot een tijd geleden toen we vraag hadden naar bepaalde functionaliteiten waarvoor de technieken nog moesten worden ontdekt. We zijn dus eigenlijk ingehaald door de techniek en deze techniek is nu in de lead. Het gevolg van deze overvloed aan techniek is dat het ons twee belangrijke factoren uit het oog doet verliezen bij de implementatie ervan: het proces en de individu.

Ook in een zakelijke omgeving wil men meegaan met al deze innovaties. Verandertrajecten worden opgezet om al deze nieuwe technieken te implementeren. En ook hier ligt de focus te vaak op de techniek, terwijl de dergelijke veranderingen toch ook impact hebben op de individuen (medewerkers) en de processen waarin zij werken. Deze aspecten worden vaak onderschat, te laat meegenomen of gewoon vergeten.

Het nieuwe werken

Neem ‘het nieuwe werken’. Dit is een goed voorbeeld van een ontwikkeling die door nieuwe technieken wordt gedreven. Werken op je smartphone of iPad vanuit de trein, een dagje thuis werken omdat de loodgieter langs komt of vanuit huis beginnen met werken om de files te ontlopen. Het kan allemaal dankzij deze nieuwe technologieën maar wordt niet door iedereen aangemoedigd. Managers klagen dat ze het gevoel hebben de controle te hebben verloren op hun medewerkers omdat ze geen overzicht hebben van hun activiteiten. Securityspecialisten gruwelen van de beveilingsrisico’s die het nieuwe werken met zich mee brengt. Maar ook de ‘bring your own device’-medewerker met de Android-telefoon die geen e-mail mag synchroniseren terwijl zijn collega met de iPhone dat wel mag. Allemaal voorbeelden van situaties waarin het proces beter had moeten worden uitgewerkt en waarbij bepaalde aspecten beter uitgewerkt hadden moeten worden.

Social media

Een ander goed voorbeeld vind ik de hype rondom ‘social media’. We kunnen natuurlijk niet meer om LinkedIn, Twitter en Facebook heen, als je er niet aan meedoet hoor je er nagenoeg niet meer bij. Ook binnen de zakelijke markt spelen sociale media een grote rol. Toch ontbreekt in het overgrote deel van de bedrijven een duidelijke strategie op dat gebied, anders dan ‘we moeten meedoen, anders lopen we achter’. Processen die regelen wie, wat mag Twitteren en op welk account zijn er vaak niet. Maar ook regels over wat een medewerker zelf mag posten op sociale media zijn er vaak niet. Mag een docent ‘Friends’ zijn met leerlingen op Facebook en vervolgens posten dat hij/zij een goed avondje gaat doorhalen? Dat geeft natuurlijk niet echt een goed voorbeeld. En mag een medewerker zomaar Twitteren dat ze ‘vanmiddag een overname contract tekenen met klant A’. Het zou kunnen leiden tot vervelende situaties zoals handelen met voorkennis of het vroegtijdig in de media komen van het nieuws. Al deze zaken zouden door een proces binnen een bedrijf geregeld moeten worden.

Het laatste voorbeeld is gerelateerd aan het vorige. Door het succes van de sociale media worden ook binnen bedrijven steeds meer interne sociale media opgericht in de vorm van communities, portals en Twitter-alternatieven zoals Yammer. Je wordt er mee dood gegooid en zo snel als ze opkomen, zo snel vergaan ze ook weer. De hoofdoorzaak hiervan is dat er geen goede visie en gedegen proces achter staat. Een community site hebben, betekent niet dat iedereen het opeens even actief gaat gebruiken als een online forum. Wat bij dergelijke initiatieven ook nog wel eens gebeurd is dat het te snel wordt opgegeven en wordt vervangen door een alternatief. Hierdoor wordt een medewerker na de kortstondige levensduur van het eerste initiatief meteen weer geconfronteerd met het volgende, vergelijkbare platform, wat natuurlijk niet echt vertrouwen schept.

Verandermanagement

Het logge karakter van een standaard implementatie traject lijkt moeilijk te combineren met het hoge tempo van technische vernieuwingen. Het is de kunst om de techniek de baas te blijven en het aspect van mens en proces mee te laten doen in de dynamische omgeving. Deze factoren zijn net zo van belang als de technische verandering. Het moet voor mensen immers duidelijk zijn waarom bepaalde technieken beschikbaar zijn, wat ze er mee kunnen doen en wat de spelregels zijn.